Een e-mail sturen voor het inplannen van een afspraak, een herinnering sturen wanneer de afspraak dichterbij komt en uiteindelijk een factuur sturen wanneer het werk is gedaan. En zo zijn er nog een aantal momenten waarop je als field service bedrijf in contact bent met je klant. Het onderhouden van dit klantcontact kan je team een hoop tijd kosten. Zonde, want deze tijd besteed je natuurlijk liever aan het inplannen en uitvoeren van werkzaamheden.
Gelukkig kan field service platform Bessy je hiermee helpen. In Bessy kan je slim service afspraken plannen, optimale routes maken en klantcontact automatiseren.
In deze blog lees je over de voordelen van geautomatiseerd klantcontact en leer je hoe je klantcontact kan automatiseren gedurende de klantreis.
Een groot voordeel van het automatiseren van klantcontact, is dat het contact sneller verloopt. In Bessy kan je automatisch e-mails versturen op het moment dat er iets in je planning gebeurd. Zonder tussenkomst van een medewerker. Zo kan je ervoor zorgen dat wanneer er een taak is ingepland, de klant automatisch een afspraakbevestiging ontvangt. En wanneer de afspraak over twee dagen plaatsvindt, de klant een afspraak aankondiging ontvangt. Is de afspraak succesvol afgerond? Dan kan je de klant automatisch vragen om een review achter te laten. Supersonisch snel dus. 🚀
Door klantcontact te automatiseren bespaar je een hoop tijd. Ga maar eens na: normaal moet je alle e-mails schrijven, op bepaalde momenten handmatig versturen en bijhouden wat de status van de e-mail is. Wanneer je het versturen van e-mails automatiseert in Bessy, hoef je maar eenmalig e-mail templates te schrijven. Vervolgens worden deze templates automatisch verstuurd op bepaalde momenten in de klantreis.
Kortom, door klantcontact te automatiseren:
✓ Verhoog je de klanttevredenheid
✓ Verstuur je altijd professionele e-mails
✓ Zijn klanten snel op de hoogte
✓ Bespaar je een hoop tijd
Klinkt goed dat automatiseren, maar hoe ziet dat er in de praktijk precies uit? Ik vertel je graag hoe je klantcontact kan automatiseren op verschillende momenten in de klantreis.
We beginnen de klantreis bij het inplannen van een afspraak. Dit is direct waar Bessy’s expertise om de hoek komt kijken: het maken van een optimale planning. 🤩
Je kan er in Bessy voor kiezen om je klant zelf een afspraak te laten inplannen, met de hulp van Planbot. Hoe dat werkt? Planbot genereert drie planning opties en houdt hierbij rekening met optimale (en duurzame) routes, de beschikbaarheid van medewerkers en eventuele andere factoren. Vervolgens verstuurt Planbot de drie beste opties via e-mail naar je klant, die in het planning portaal de beste optie kan kiezen. Hierna wordt de afspraak bevestigd in jouw planning zonder dat je hier zelf nog iets voor hoef te doen.
Om automatisch e-mails te sturen, moet je in Bessy eerst e-mail templates maken. In deze templates kan je variabelen plaatsen waarmee je de e-mail kan personaliseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan klantgegevens en afspraakgegevens.
Nu de afspraak netjes in jouw planning staat, wil je ervoor zorgen dat de afspraak ook in de agenda van je klant komt te staan. Dit kan je doen door automatisch een afspraakbevestiging te sturen als de afspraak is ingepland. In deze afspraakbevestiging benoem je:
Het kan zijn dat je klant de uitnodiging voor het inplannen van een afspraak heeft gemist. Gelukkig kan je Bessy zo instellen dat er na x dagen/weken automatisch een afspraakherinnering wordt verstuurd. In deze e-mail kan je de klant doorverwijzen naar het planning portaal, waar er alsnog een afspraak kan worden ingepland. Niets aan het handje dus. 👍
Het is zover, de afspraak komt dichterbij. Alhoewel de afspraak voor jullie al weken in de planning staan, kan het zijn dat de klant de afspraak is vergeten. 👀
Door een afspraak aankondiging te sturen, wordt de kans dat je buitendienstmedewerker voor een dichte deur staat nog kleiner. Je kan in Bessy automatisch een afspraak aankondiging versturen x aantal weken/dagen voordat de afspraak plaatsvindt.
Heb je weer een klant blij gemaakt? Dan is het tijd om een review te scoren. 💪 Reviews helpen je niet alleen met het binnenhalen van nieuwe klanten, maar laten ook zien dat je geeft om de mening van bestaande klanten.
Je kan in Bessy gemakkelijk een review vragen door automatisch een e-mail te sturen x dagen/weken na de afspraak heeft plaatsgevonden.
Ben je enthousiast geworden en wil je direct aan de slag met het automatisch versturen van e-mails in Bessy? In deze best practice lees je precies hoe het werkt.
Bessy gaat verder dan het automatiseren van klantcontact. In Bessy kan je een optimale planning maken, duurzame routes plannen, werkzaamheden registreren, rapportages maken en meer. Kortom: alles wat je als field service bedrijf nodig hebt om succesvol te werken. En dat in één platform.
Wil je Bessy live in actie zien? Leuk! Plan hier een demo met één van onze specialisten, dan zien we je snel online. 😄