Als opdrachtgever draait een groot deel van je werk om het plannen van afspraken bij klanten thuis. Denk aan een opname voor een energielabel, een inspectie voor energieadvies of een schouwing voor het plaatsen van zonnepanelen. Je planning is dus afhankelijk van de beschikbaarheid van de externe adviseurs en installateurs. Dit kan een grote uitdaging vormen.
Vaak worden er meerdere afspraken per klant ingepland zoals een intake, een technische opname en de uitvoering. Deze terugkerende afspraken bij de klant thuis handmatig inplannen kost je onbewust veel tijd. De backoffice besteedt hier vaak 8 tot 12 uur per week aan. Zeker bij het werken met zzp’ers wordt dit al snel een tijdrovende klus. Het gebrek aan direct inzicht in hun beschikbaarheid of Google agenda kan leiden tot een inefficiënte aanpak bij het maken van je routeplanning.
De freelancers waar je mee werkt zullen ongetwijfeld gebruik maken van Google agenda. Google agenda kan een handige tool zijn voor afsprakenbeheer, maar zonder automatiseringen of integraties stuit je al snel op beperkingen. Denk aan het handmatig bijwerken van agenda’s, het controleren van beschikbaarheid en het plannen van afspraken via e-mail of telefoon. Dit kan voelen als een eindeloze puzzel die veel tijd kost. Als opdrachtgever wil je een planningstool die aansluit op jouw specifieke werkzaamheden. Dit maakt het plannen van afspraken bij klanten thuis veel makkelijker.
Maar direct overstappen op een nieuwe planningstool om je workflow te optimaliseren kan een grote stap zijn. Daarom helpen we je met praktische tips graag op weg om het optimale uit Google Agenda te halen. Met deze tips kun je meteen je afspraken verbeteren en je agenda optimaal benutten.
Wijs elke afspraakcategorie een eigen kleur toe. Zo kun je in één oogopslag zien er voor die dag op de planning staat. Bijvoorbeeld:
Dit helpt om prioriteiten te stellen en voorkomt dat je te veel in één dag propt. Voor een adviseurs geeft dit ook inzicht in reistijden tussen afspraken, zodat je efficiënter kunt plannen.
Door agenda’s te delen met je team of zzp’ers waarmee je samenwerkt, heb je altijd inzicht in elkaars beschikbaarheid. Stel dat je een inspectie voor zonnepanelen moet plannen en een externe monteur nodig hebt. Met een gedeelde agenda zie je direct wie beschikbaar is, zonder heen en weer te bellen of mailen.
Voordelen:
Tijdsblokken maken je dag overzichtelijker en productiever. Bijvoorbeeld:
Deze aanpak voorkomt dat je constant schakelt tussen taken en helpt je geconcentreerd te werken. Zo heb je volledige aandacht per tijdsblok voor bepaalde taken. Zo kom je nooit voor de verrassing te staan dat een bepaalde taak nog moet worden uitgevoerd wanneer je daar geen tijd meer voor vrij hebt.
Herinneringen zorgen ervoor dat je altijd op tijd bent, zelfs op drukke dagen. Stel bijvoorbeeld een melding in die je 30 minuten voor een afspraak een seintje geeft. Zo heb je voldoende tijd om je spullen te pakken en naar de volgende locatie te vertrekken.
Voordeel: Je vermindert de kans op vergeten afspraken en je komt altijd op tijd. Hiermee verhoog je de klanttevredenheid.
Heb je terugkerende taken zoals wekelijkse teamvergaderingen of maandelijkse inspecties? Stel herhalende afspraken in. Zo hoef je niet steeds handmatig dezelfde afspraak in te plannen.
Voorbeelden:
Elke donderdagmiddag een controle van de voortgang op lopende projecten of een maandelijks overleg met je zzp’ers.
Voordelen:
Gebruik het notitieveld om belangrijke details bij te houden. Bijvoorbeeld:
Voordeel: Je hebt alles wat je nodig hebt direct binnen handbereik en voorkomt dat je belangrijke informatie vergeet.
Lees ook hoe je dit kan doen met Outlook: Outlook voor je buitendienst planning
Met deze tips maak je Google agenda een krachtig hulpmiddel. Je kunt tijd besparen, overzicht houden en professioneler werken. Maar veel blijft handwerk. Inzicht in agenda’s, afspraken labelen en notities toevoegen kunnen helpen, maar de planning voor je team maken ligt nog steeds in de handen van de backoffice.
Bij Bessy zien we dit als een kans. Met onze slimme AI-gedreven planningstool brengen we dat terug van 12 uur naar 0 uur per week. Geen gepuzzel meer.
Klanten plannen 24/7 zelf hun afspraken in de agenda of planning van de externe adviseurs of installateurs op basis van beschikbaarheid en reistijd.
Met Bessy ga je dus verder dan overzicht. Wij automatiseren je planning volledig. Ontdek hieronder wat onze slimme planningstool kan betekenen voor jouw organisatie:
Waar Google agenda je inzicht geeft in de beschikbaarheid van je team, plant Bessy direct afspraken in. Op basis van beschikbaarheid, reistijden en andere parameters wordt de ideale planning voor je gemaakt. Dit betekent dat je geen tijd meer kwijt bent aan het handmatig inzien en schuiven van afspraken.
Met Google agenda zie je wie beschikbaar is, maar Bessy geeft je realtime inzicht in zowel de voortgang als veranderingen in de planning. Als iemand uitvalt of beschikbaarheid wijzigt, past Bessy de planning automatisch aan en synchroniseert deze met Google agenda.
Hoewel Google agenda conflicten kan signaleren, zorgt Bessy ervoor dat deze conflicten niet eens ontstaan. De tool controleert beschikbaarheid en plant afspraken zo in dat er geen overlap mogelijk is. Dit voorkomt fouten en zorgt voor een betrouwbare planning.
Google agenda houdt helaas geen rekening met reistijden. Onze planningstool berekent reistijden tussen afspraken en plant ze zo in dat je team zo efficiënt mogelijk routes aflegt. Dit betekent minder reistijd en meer tijd bij klanten thuis.
Wijzigingen in Google agenda vereisen dat je zelf de planning opnieuw moet aanpassen. Bessy doet dit automatisch. Stel dat een klant een afspraak verzet; Bessy herberekent direct de huidige planning en synchroniseert alles.
Bij Google agenda moeten klanten een afspraak maken door contact op te nemen met je team. Met Bessy kunnen klanten zelf afspraken inplannen via een gebruiksvriendelijk portaal. Dit bespaart tijd, voorkomt miscommunicatie en verhoogt de klanttevredenheid.
Waar Google agenda vooral inzicht biedt, komt Bessy echt in actie. De slimme Planbot AI van Bessy houdt tijdens het maken van een planning rekening met alle variabelen, zoals beschikbaarheid, reistijden en capaciteit.
Werkt dit voor jou? Stel je voor dat je de Google agenda van de zzp’ers waarmee je samenwerkt, kunt koppelen aan onze slimme planningstool. Onze Planbot AI genereert vervolgens automatisch afspraakopties op basis van beschikbaarheid en andere variabelen. Klanten kunnen vervolgens 24/7 zelf een afspraak inplannen in de agenda van de externe adviseur of installateur. Zo bespaar je tijd op handmatig plannen en creëer je een efficiënte workflow die zowel jou als je klanten tevreden houdt.
Wil je ontdekken wat Bessy voor jouw planning kan betekenen? Plan hier gratis en vrijblijvend jouw demogesprek in.
