December 7, 2023
Outlook voor buitendienst planning

Outlook en Google agenda worden door bedrijven vaak gebruikt voor het inplannen van vergaderingen en afspraken. En dat werkt prima, want zowel Outlook als Google bieden wat er nodig is: een agenda waarin je afspraken voor jezelf en anderen kan plannen. Maar hoe zit het als je een field service bedrijf bent? Is Outlook dan ook geschikt om een buitendienst planning te maken? Je hebt dan immers te maken met veel meer randzaken zoals routes en beschikbaarheid van klanten.

Om je te helpen ontdekken of Outlook bij jou als field service bedrijf past, geven we in deze blog antwoord op bovenstaande vragen. Daarnaast vertellen we je meer over Bessy, een field service platform waarin je een optimale planning kan maken, klantcontact kan automatiseren en gemakkelijk kan rapporteren. Hopelijk weet je na het lezen van deze blog precies welke planningstool er past bij jouw bedrijf.


Is het mogelijk om Outlook voor buitendienst planning te gebruiken?

Ja, het is mogelijk om Outlook te gebruiken voor je buitendienst planning. Maar je moet dan wel genoegen nemen met een simpele planning waarin niets meer staat dan afspraken die zijn ingepland bij medewerkers. Outlook biedt namelijk geen functionaliteiten die het werk voor jou of je buitendienst medewerkers makkelijker maken. De Outlook agenda is niet speciaal gemaakt voor field service bedrijven, zoals Bessy dat bijvoorbeeld wel is.

Wat je dan wel kan verwachten van een planning in Outlook? In een Outlook agenda kan je:

  • Agenda's aan elkaar koppelen zodat je in een andere agenda kan plannen;
  • De afwezigheid van medewerkers inzien en bijhouden;
  • De weergave van je agenda aanpassen naar (werk)week, maand of dag;
  • Afspraken voorzien van een titel, beschrijving, locatie, bestanden en afbeeldingen;
  • Gebruik maken van een planning assistent die een suggestie deelt voor de afspraak op basis van afspraak informatie.

Zoals je ziet kan je met deze functionaliteiten een prima planning maken, zeker als je maar een paar buitendienstmedewerkers in dienst hebt. Maar of die planning echt optimaal is, dat is nog maar de vraag. Er ontbreken namelijk een paar functionaliteiten die voor een field service bedrijf cruciaal zijn. Denk bijvoorbeeld aan plannen op basis van routes.


Outlook-agenda gebruiken voor planning: de voor- en nadelen

Je weet nu wat een Outlook agenda je qua functionaliteiten kan bieden. Maar wat zijn precies de redenen om wel of niet voor een planning in Outlook te kiezen? Hieronder lees je alle voor- en nadelen van een buitendienst planning in Outlook.


Voordelen van een buitendienst planning in Outlook
  • Je bent geen kosten kwijt aan planning software;
  • Outlook is algemeen bekend en daardoor gemakkelijk in gebruik;
  • Je kan ook plannen in externe Outlook en Google agenda's buiten je organisatie.

Nadelen van een buitendienst planning in Outlook
  • Alle afspraken moeten handmatig worden ingepland;
  • De beschikbaarheid van de klant is niet inzichtelijk;
  • Je kan geen rekening houden met werklocaties en optimale routes;
  • Niet alle afspraak informatie is inzichtelijk vanuit de agenda;
  • Je kan de klant niet automatisch op de hoogte stellen van de updates rondom de afspraak;
  • Je hebt nog andere software programma's nodig voor bijvoorbeeld werkbonnen.

Het is ook goed om in je overweging mee te nemen dat Outlook alleen kan werken wanneer je een klein aantal buitendienst medewerkers hebt. Werk je met meer dan vijf buitendienstmedewerkers? Dan wordt het plannen in Outlook al snel ingewikkeld en gaat het je veel tijd kostsen. Het is dan een goed idee om te kijken naar een field service platform, zoals Bessy.


Bessy als alternatief voor buitendienst planning Outlook

Als je deze blog leest, betekent het dat je op zoek bent naar een oplossing voor je buitendienst planning. Je bent aan het afwegen of Outlook voor jouw team voldoende is of dat je toch moet kijken naar een bredere oplossing. Daarom willen we je naast alle informatie over Outlook ook laten kennismaken met Bessy, een completer alternatief voor Outlook.

In Bessy kan je automatisch een optimale planning maken met behulp van Planbot AI. Hoe dat werkt? Planbot AI houdt rekening met de voorkeuren van je klant, beschikbaarheid van medewerkers en de locatie van de afspraak. Vervolgens zorgt Planbot ervoor dat de afspraak onderdeel wordt van een optimale route, waardoor je veel onnodige kilometers bespaart. Zo gaat elke buitendienstmedewerker elke dag weer duurzaam op pad.

Naast deze geautomatiseerde planning, kan je in Bessy ook je klantcontact automatiseren. Dit begint al met het automatisch versturen van een uitnodiging voor het inplannen van een afspraak. In deze mail kan de klant kiezen uit de planning opties van Planbot AI, waarnaar de afspraak direct wordt ingepland. Daarna kan je de klant op de hoogte houden door automatisch een afspraak bevestiging te sturen en bijvoorbeeld een aankondiging enkele dagen voor de afspraak plaatsvindt.

Tijdens het uitvoeren van werkzaamheden, werkt je buitendienst in de Bessy buitendienst app. In deze app kunnen zij hun planning bekijken, een route starten naar de volgende locatie, werktijden registreren en werkzaamheden uitvoeren aan de hand van een checklist. Deze interactieve checklist is samengesteld door je binnendienst en kan bestaan uit meerkeuze vragen, open vragen, checkboxen, foto's, een handtekening en meer. Door een checklist te gebruiken, weet je zeker dat werkzaamheden altijd naar wens worden uitgevoerd en dat alle benodigde afspraak informatie geregistreerd staat.

Om de cirkel rond te maken, kan alle geregistreerde afspraak informatie in Bessy direct worden verwerkt in overzichtelijke rapportages. Zo kan je bijvoorbeeld automatisch een opleverrapport of werkbon naar je klant versturen wanneer de afspraak is afgerond. Daarnaast kan je alle informatie altijd terugvinden onder desbetreffende afspraak in Bessy.


Optimaal afspraken inplannen in externe Outlook agenda's

Wil je alsnog afspraken kunnen inplannen in Outlook agenda's buiten je organisatie? Dan is dat met Bessy ook geen probleem. Je kan namelijk meerdere Outlook agenda koppelen aan je Bessy omgeving. Wanneer de agenda's zijn gekoppeld, kan je bestaande afspraken uit de Outlook agenda inzien in je planning en daaromheen optimaal afspraken inplannen met behulp van Planbot. Zo behoudt je een duurzame planning, zelfs wanneer je werkt met externe Outlook agenda's.


Wordt het Outlook voor je buitendienst planning of toch niet?

Hopelijk heeft deze blog je een goed beeld gegeven van de mogelijkheden om Outlook voor je buitendienst planning te gebruiken. Nu is het aan jou om te beslissen of Outlook wel of niet werkt voor jouw team. Heb je meerdere buitendienst medewerkers in dienst en wil je dat niet alleen het plannen, maar al je werkprocessen optimaal verlopen? Dan is het beter om te kiezen voor een compleet field service platform zoals Bessy. Start hier direct een gratis proefaccount en laat je verbazen hoe gemakkelijk en leuk plannen kan zijn!

Eerst zien dan geloven?

Probeer Bessy 14 dagen gratis

Wil jij proberen of ons Bessy platform echt bij jou past? Probeer het dan nu helemaal gratis!

  • Automatiseer jouw planning
  • Bespaar, tijd, geld, werk en kilometers
  • Verhoog jouw klanttevredenheid