Een planning die automatisch gevuld wordt met afspraken op basis van werklocaties, beschikbaarheid van medewerkers en voorkeuren van de klant. Dat klinkt toch ideaal? Planbot AI kan vliegensvlug zien wat de beste momenten zijn voor een nieuwe afspraak die moet worden ingepland. Hierna is het aan de klant of aan jou om de beste afspraak optie te kiezen.
Na een tijdje van jullie planning en werkwijze te leren, weet Planbot dankzij AI uiteindelijk precies hoe jullie planning eruit moet komen te zien. Vanaf dat moment kan Planbot met één druk op de knop de beste afspraak opties op een rij zetten. Hierbij wordt er rekening gehouden met de beschikbaarheid van medewerkers, voorkeuren van de klant en duurzame routes.
In het planportaal kan je snel en eenvoudig afspraak opties voorstellen aan je klant. Zit er geen goede optie bij? Dan kan je klant direct nieuwe opties aanvragen of zelf een optie voorstellen. Wanneer je klant een optie heeft gekozen, wordt deze direct als afspraak in je planning gezet en ontvangt je klant een afspraakbevestiging.
Wil jij duurzaam de weg op? Dan ben je bij Bessy aan het juiste adres. Onze slimme AI route planner houdt bij het inplannen van afspraken rekening met de meest duurzame routes. Afspraken in dezelfde omgeving worden automatisch achter elkaar ingepland zodat je buitendienst meer adressen kan bezoeken in minder kilometers.
Het personeelsrooster is onlosmakelijk verbonden met je planning in Bessy. In het rooster kan je de absentie van medewerkers invoeren en terugkerende vrije dagen vastleggen. Deze afwezigheid wordt vervolgens direct doorgevoerd in je planning, zodat er door Planbot AI en je binnendienst alleen afspraken worden ingepland op beschikbare momenten.
Door middel van API Webhooks kan je Bessy laten samenwerken met andere software tools die je team gebruikt. Je kan bijvoorbeeld afspraak aanvragen via je website doorsturen naar je planning in Bessy. En wanneer de afspraak in Bessy is afgerond automatisch facturen aanmaken in je boekhoudsoftware. Zo automatiseer je dus niet alleen je planning, maar je gehele werkproces.
Staat er een nieuwe afspraak in je planning? Dan kan je de klant automatisch een afspraakbevestiging sturen. Hiervoor hoef je slechts eenmalig een mail template te maken, wat vervolgens automatisch wordt ingevuld met de juiste afspraakgegevens.
Tijdens het uitvoeren van werkzaamheden kan je buitendienst in een checklist benodigde afspraak informatie registreren. Zo'n checklist kan bestaan uit open- en meerkeuze vragen, checkboxen, foto's, een handtekening en meer. Als de afspraak is afgerond wordt de checklist omgezet naar een opleverrapport en automatisch verstuurd naar je klant.
Ondanks dat plannen in Bessy automatisch gaat, behoud je met het planbord zelf nog de volledige controle. Het planbord geeft je een overzicht van de capaciteit van je team en de voortgang van je planning. Het is op het planbord ook mogelijk om handmatig afspraken te plannen, verplaatsen en aanpassen.
Bessy en Outlook zijn een top duo! Door een Outlook agenda aan je Bessy omgeving te koppelen, wordt de agenda onderdeel van je optimale planning. Je kan meteen afspraken inplannen in de agenda en vanuit de Outlook agenda kunnen er direct werkzaamheden worden uitgevoerd.