Voor veel organisaties staat de voorbereiding op Black Friday in het teken van aanbiedingen bepalen, campagnes voorbereiden, advertenties klaarzetten en zorgen dat de website al het extra verkeer aankan.
Stel dat dit allemaal lukt. Je campagne slaat aan, de bestellingen stromen binnen en je verkoopt veel meer dan op een gemiddelde dag. Wat gebeurt er daarna?
Eind 2025 werd goed zichtbaar hoe groot een logistieke piek kan worden. Volgens NOS bezorgt PostNL op een normale dag ongeveer 1,2 miljoen pakketten. Rond Black Friday en de feestdagen liep dit in een eerdere piekperiode op tot ongeveer 3 miljoen pakketten per dag. Sommige pakketpunten konden de drukte niet aan, waardoor pakketten teruggingen naar het sorteercentrum om later opnieuw bezorgd te worden.Voor een webshop die de bezorging van bestellingen door een pakketdienst laat afhandelen is dit al een logistieke uitdaging. Maar wat als je zélf naar de klant moet?
Denk aan meubels die niet alleen worden bezorgd, maar ook gemonteerd. Een nieuwe televisie die wordt geïnstalleerd, raamdecoratie waarvoor eerst iemand komt inmeten en vloeren of trapbekleding die worden gelegd.
Alle bestellingen moeten worden verwerkt, afspraken worden ingepland, routes worden uitgestippeld én alsof het nog niet genoeg is, moeten klanten ook weten wanneer ze hun bestelling kunnen verwachten.
Twee keer zoveel bestellingen betekent ook veel meer afspraken aan huis. Met deze vijf tips bereid je je niet alleen voor op de verkoop tijdens Black Friday, maar ook op de drukte die volgt.
1. Voorbereiden op het aantal afspraken aan huis
Start met het maken van een inschatting van de hoeveelheid bestellingen die een afspraak aan huis vereisen. Breng vervolgens in kaart hoeveel tijd deze afspraken kosten en wie deze kan uitvoeren.
Gebruik gegevens uit eerdere jaren om de verwachte drukte in te schatten. Bekijk bijvoorbeeld welke producten veel werden verkocht, hoeveel afspraken daaruit voorkwamen en op welk moment de planning vast liep.
2. Capaciteit in kaart brengen
Meer mensen inzetten klinkt als de eenvoudigste oplossing voor een piek, maar dit alleen is vaak niet genoeg. Als planners handmatig tientallen of honderden extra afspraken over nog meer agenda's moeten verdelen, verplaatst het probleem zich alleen maar.
Begin daarom met het in kaart brengen van de beschikbare capaciteit. Zorg dat duidelijk is wie wanneer beschikbaar is, waarvoor en vanuit welke locatie zij vertrekken. Houd ook rekening met pauzes en reistijden.
Kijk daarna waar je eventueel extra ruimte kunt creëren. Misschien kunnen bepaalde werkzaamheden worden verschoven of is er tijdelijke ondersteuning nodig in de weken na Black Friday.
3. Geef klanten invloed op het afspraakmoment
Bij het bezorgen van reguliere pakketjes zijn we keuzevrijheid inmiddels gewend. We kunnen vaak zelf een bezorgdag of tijdvak kiezen en dat is niet zonder reden: uit onderzoek blijkt dat 81% van de Nederlandse consumenten liever een specifiek bezorgtijdvak kiest dan de snelst mogelijke levering. Waarom zou dat bij de bezorging of installatie van een grotere aankoop anders zijn?
Bij een installatie, advies, montage of andere afspraak aan huis is de aanwezigheid van de bewoner vaak noodzakelijk. Dit maakt een goed gekozen afspraakmoment extra belangrijk.
Geef klanten daarom de mogelijkheid om zelf een afspraakmoment te kiezen. Bijvoorbeeld met een uitnodiging via WhatsApp, e-mail of SMS waarin de afspraakopties meteen worden voorgesteld. Hiermee voorkom je het heen-en-weer bellen of mailen en maak je het makkelijker om grote aantallen nieuwe afspraken tegelijk te verwerken. Bied klanten alleen de momenten aan die goed aansluiten op de planning. Zo voorkom je dat de keuzevrijheid van klanten ten koste gaat van de efficiëntie.
Met Bessy loopt dit proces volledig automatisch. Benieuwd hoe dit werkt?
Zo werkt plannen met Bessy
4. Plan niet alleen afspraken, maar ook routes
Een dag met 15 afspraken lijkt misschien efficiënt gevuld, maar als medewerkers daarvoor kriskras door het land moeten rijden, verlies je een groot deel van de beschikbare tijd aan reizen.
Kijk bij het inplannen van nieuwe afspraken naar de routes die medewerkers al rijden. Welke momenten sluiten goed aan op de afspraken die al in de planning staan en zorgen voor zo min mogelijk extra reistijd? Een vrije plek in de agenda betekent namelijk niet automatisch dat het ook het beste moment is om een nieuwe afspraak in te plannen.
Een efficiënte route bespaart zeker wanneer het aantal afspraken groeit veel tijd.
5. Vergeet de communicatie na het bestellen niet
Na het plaatsen van een bestelling begint het wachten op de levering. Consumenten willen weten wanneer de bestelling wordt bezorgd of wanneer de installateur langskomt.
Volgens Sendcloud hechten consumenten veel waarde aan persoonlijke en duidelijke communicatie. Het is belangrijk om de klant op de hoogte te houden van hun levering, al helemaal wanneer het product niet direct geleverd kan worden of nog geïnstalleerd of gemonteerd moet worden.
Gebruik kanalen zoals WhatsApp, e-mail of SMS om de afspraak te bevestigen en je klant op de hoogte te houden van veranderingen. Het automatiseren van klantcommunicatie kan je in drukke periode's, zoals tijdens Black Friday, een hoop extra werk schelen.
Een succesvolle Black Friday vraagt om meer dan een goed voorbereide campagne en een webshop die al het verkeer aankan.
Meer afspraken en minder planwerk
Of je nu meubels bezorgt, televisies installeert, langsgaat voor een inmeetafspraak of trapbekleding legt: alle afspraken moeten worden ingepland. Met Bessy automatiseer je het plannen van afspraken aan huis. De best passende afspraakopties worden voorgesteld en bewoners plannen zelf een afspraak in wanneer het hen uitkomt.
Benieuwd hoe dit werkt?
Maak kennis met Bessy
