Planning

Outlook agenda's samenvoegen zodat je optimaal kan plannen

Als je afspraken moet inplannen voor buitendienstmedewerkers, heb je op zijn minst toegang nodig tot hun agenda. Maar zelfs dan ben je er nog niet. Heen-en-weer klikken tussen tien losse agenda's werkt namelijk niet echt efficiënt. Het kost je binnendienst een hoop tijd, die zij beter kunnen besteden aan andere werkzaamheden. Het zou natuurlijk beter zijn als alle Outlook agenda's in één oogopslag te bekijken zijn en je direct afspraken kan plannen in elke individuele agenda. Gelukkig is dit mogelijk!

Je kan namelijk meerdere Outlook agenda's samenvoegen in één Outlook agenda. In deze blog vertellen we precies welke stappen je hiervoor moet nemen en geven we tips die plannen in Outlook een stuk makkelijker gaan maken. Wil je zeker zijn van een optimale buitendienst planning? Dan kan je Outlook agenda's ook koppelen aan field service platform Bessy. In Bessy kan je automatisch een planning maken met duurzame routes, klantcontact automatiseren en rapportages inzien.

Laten we eerst kijken wat Outlook voor je team kan betekenen. Dan kan je uiteindelijk zelf beslissen welke oplossing er het beste bij je past.


Outlook agenda's in 1 overzicht: zo doe je dat!

Allereerst vertellen we je graag hoe je meerdere Outlook agenda's kan samenvoegen en welke voorkeuren je hierbij kan instellen. Voor het toevoegen van een agenda aan je eigen Outlook agenda, moet je desbetreffende medewerker vragen om de volgende stappen te volgen:

1) Open je Outlook agenda en klik onder 'Start' op 'Delen'.

2) Voer het e-mailadres of de naam in van degene met wie je de agenda wil delen.

3) Selecteer in hoeverre deze persoon toegang krijgt tot je agenda. Hierbij kan je kiezen uit de volgende opties:

  • Kan zien wanneer ik bezet ben
  • Kan titels en locaties weergeven
  • Kan alle details weergeven
  • Kan bewerken

4) Klik nu op 'Delen' op de agenda met deze persoon te delen.

Nu de agenda met jou is gedeeld, kan je deze terugzien in je eigen agenda overzicht. Als het goed is, zie je nu precies wanneer de medewerker afwezig is en wanneer er nog ruimte is voor het inplannen van een afspraak.

Tips voor plannen in meerdere Outlook agenda's

Wanneer je als field service bedrijf afspraken gaat inplannen in een Outlook agenda zijn er meerdere zaken waarmee je rekening moet houden. Denk bijvoorbeeld aan de locaties van afspraken en de reistijd die hierbij komt kijken. Let daarom bij het inplannen van afspraken in Outlook op de volgende aandachtspunten:

  • Vraag de medewerker om toestemming voor het inzien van de locaties, anders kan je hiermee geen rekening houden bij het inplannen van afspraken.
  • Maak van de reistijd ook een afspraak in de agenda, zodat de medewerker niet zelf nog wat kan inplannen op deze momenten. Daarnaast is dit ook handig wanneer de reistijd wordt meegerekend in het aantal gewerkte uren.
  • Vraag medewerkers om verlofdagen en/of ziekte ook in hun agenda te zetten zodat je op deze momenten geen afspraken kan inplannen.
  • Maak gebruik van categorieën (labels) voor bijvoorbeeld klanten of verschillende soorten werkzaamheden.
  • Zorg dat je de afspraak voorziet van alle benodigde informatie door bijvoorbeeld het toevoegen van een uitgebreide werkomschrijving, benodigde producten en misschien een handige checklist.
  • Wil je aan het einde van de maand een overzicht van de gewerkte uren bekijken? Kies dan onder 'Mijn agenda's' voor desbetreffende agenda en bekijk de maandweergave. Het is ook nog mogelijk om te filteren op bijvoorbeeld categorieën en/of afwezigheid.

Met bovenstaande tips moet het al aardig lukken om afspraken te plannen in meerdere Outlook agenda's. Toch heeft deze manier van werken nog wat beperkingen. Zeker voor field service bedrijven die rekening moeten houden met veel randzaken zoals bijvoorbeeld werklocaties en beschikbaarheid van de klant. Hoe fijn zou het zijn als je hierover niet hoeft na te denken en afspraken automatisch in Outlook agenda's worden ingepland? Precies, dan spring je natuurlijk een gat in de lucht. Tijd dus om je verder te laten kennismaken met field service platform Bessy.

Outlook agenda's samenvoegen in field service platform Bessy

In plaats van meerdere agenda's samenvoegen in één Outlook agenda, kan je er ook voor kiezen om Outlook agenda's te koppelen aan Bessy. In Bessy kan je op basis van voorkeuren van je klant en beschikbaarheid van medewerkers automatisch afspraken inplannen in de Outlook agenda's. Hierbij wordt er ook rekening gehouden met de locaties van de afspraken, zodat je planning alleen nog maar uit optimale routes bestaat. Zo bespaar je kilometers, tijd, geld en verminder je de Co2 uitstoot!

Het gebruiken van Bessy voor het inplannen van afspraken in Outlook agenda's heeft verschillende voordelen.

  • Je kan afspraken uit alle Outlook agenda's inzien in één overzichtelijke planning;
  • Je hebt direct inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers omdat deze wordt overgenomen vanuit de Outlook agenda;
  • Je kan direct afspraken inplannen om bestaande afspraken uit de Outlook agenda heen, waarbij rekening wordt gehouden met locatie en reistijd;
  • Je kan Planbot AI automatisch afspraken laten inplannen in de Outlook agenda's op basis van klant voorkeuren, beschikbaarheid van medewerkers en locaties van andere afspraken;
  • Je buitendienst medewerkers kunnen vanuit hun Outlook agenda direct afspraak details bekijken, een checklist doorlopen en informatie registreren;
  • Je kan direct gebruiken maken van andere functionaliteiten in Bessy, zoals geautomatiseerd klantcontact en digitale werkbonnen;
  • Je hoeft niet meer te schakelen tussen verschillende tools. Alles omtrent je buitendienst planning staat overzichtelijk op één plek.

Wil je dus niet alleen afspraken inplannen in Outlook agenda's, maar je gehele buitendienst planning optimaliseren en automatiseren, dan is Bessy de oplossing voor jou. Je kan hier meer lezen over het automatiseren van je planning in Outlook.

Outlook agenda's samenvoegen en optimaal plannen

Hopelijk kan je team nu aan de slag met het optimaal inplannen van afspraken in Outlook agenda's. Of dat nou is in Outlook zelf of in field service platform Bessy. Mocht je nieuwsgierig zijn geworden naar Bessy maar het platform eerst willen proberen, dan kan je hier een gratis proefperiode starten. Veel planplezier!

Eerst zien dan geloven?

Probeer Bessy 14 dagen gratis

Wil jij proberen of ons Bessy platform echt bij jou past? Probeer het dan nu helemaal gratis!

  • Automatiseer jouw planning
  • Bespaar, tijd, geld, werk en kilometers
  • Verhoog jouw klanttevredenheid