Field service management heeft alles te maken met succesvolle bedrijfsvoering voor field service bedrijven. Waarbij het maken van een optimale planning voor je buitendienst, onderhouden van klantcontact en creëren van inzichtelijke rapportages van groot belang zijn.
Je kan dus stellen dat er veel bij komt kijken. Vandaar dat veel field service bedrijven ervoor kiezen om te werken met field service management software, zoals Bessy. Met deze software kan je zowel je buitendienst planning, als klantcontact en rapportages optimaliseren. Zo kan je met Bessy bijvoorbeeld afspraken automatisch inplannen, automatisch e-mails versturen met updates over de afspraak en je buitendienst laten werken in een handige buitendienst app.
In deze blog vertellen we meer over field service management en hoe de juiste software je kan helpen om je werkprocessen te optimaliseren.
Optimaliseren klinkt natuurlijk altijd goed. Maar welke voordelen je er precies kan uithalen, lees je hieronder.
Door je field service management te optimaliseren, zal je veel minder tijd kwijt zijn aan het uitvoeren van werkzaamheden. Tijdrovende taken, zoals het inplannen van afspraken, kunnen geautomatiseerd worden, waardoor jij tijd overhoudt voor andere belangrijke zaken.
Maar niet alleen jij zal tijd besparen. Ook je buitendienst krijgt een optimale planning waarin afspraken op basis van locatie zijn ingepland. Zij besparen dus op hun beurt een hoop reistijd.
Wanneer je planning geoptimaliseerd wordt, zal er meer ruimte ontstaan voor nieuwe klanten en afspraken. Dat betekent dat je bedrijf meer omzet kan genereren, maar ook dat klanten minder lang hoeven te wachten totdat zij een afspraak kunnen plannen. Gunstig voor jou én voor je klanten dus.
Als je klantcontact geoptimaliseerd is, zullen klanten altijd op tijd op de hoogte worden gebracht van wijzigingen en updates omtrent hun afspraak. Daarnaast wordt door het optimaliseren van de planning ook de doorlooptijd van het inplannen van een afspraak tot afspraakmoment aanzienlijk ingekort. Een mooie boost voor je klanttevredenheid!
Kies je voor field service management software zoals Bessy, dan zal je buitendienst meer werkplezier gaan ervaren. Zij kunnen dan namelijk gaan werken in een buitendienst app. In deze app kunnen zij hun planning bekijken, afspraakinformatie registreren en bewijsmateriaal verzamelen zoals foto's en een handtekening. Alles gebeurt op één centrale plek, waardoor ze zich vooral kunnen focussen op dat wat energie geeft: het uitvoeren van werkzaamheden.
Het optimaliseren van field service management geeft je ook meer en beter inzicht in de voortgang van je planning. Zo kan je bijvoorbeeld precies zien hoe de dag ervoor staat, wat de status is van afspraken en waar er eventuele problemen zijn. Je kan ook per afspraak inzien wat er allemaal is gebeurd: van het inplannen van de afspraak tot de ontvangen handtekening na het uitvoeren van de werkzaamheden.
Misschien hebben de voordelen hierboven al laten doorschemeren waar er kansen liggen voor optimalisatie. Maar toch is het fijn om nog even op een rijtje te zetten wat je precies zou kunnen optimaliseren.
Plannen is één van de grootste uitdagingen voor een field service bedrijf. Het is lastig om een planning te maken waarbij je rekening moet houden met de beschikbaarheid van medewerkers, de voorkeuren van de klant én de locaties van afspraken. Wanneer je dit zelf handmatig moet doen, kost dat enorm veel tijd. Daarnaast is het ook erg foutgevoelig.
Door je planning te optimaliseren met software zoals Bessy, weet je zeker dat elk dag in je planning optimaal wordt gevuld met afspraken zonder dat je daar zelf voor hoeft te puzzelen. Bessy werkt namelijk met Planbot AI, een slimme tool die afspraken automatisch kan inplannen op basis van jouw voorkeuren. Hoe dat dan precies werkt? Dat kan je stap voor stap lezen op deze pagina over planning automatisering.
Nog iets dat nu waarschijnlijk veel tijd opslokt: klantcontact. Met elke klant heb je namelijk minimaal vier contactmomenten. Eerst stuur je een uitnodiging voor het inplannen van een afspraak. Daarna volgt een afspraakbevestiging, een afspraakherinnering en uiteindelijk een afsluitende mail met opleverrapport of werkbon.
Naast dat het schrijven en versturen van al deze berichten veel tijd kost, is een foutje ook snel gemaakt. Je hoeft namelijk maar net per ongeluk de verkeerde gegevens in het bericht te verwerken of te vergeten om het bericht daadwerkelijk te sturen. Dan staat je buitendienst dadelijk voor een dichte deur.
Door je klantcontact te optimaliseren weet je zeker dat klanten altijd op tijd een bericht ontvangen met de juiste informatie. In Bessy kunnen deze berichten zelfs automatisch worden verstuurd op de door jou ingestelde momenten. Hiervoor hoef je slechts eenmalig een template te schrijven, wat daarna voor elke klant wordt aangevuld met specifieke informatie. Je kan hier meer lezen over het automatisch versturen van persoonlijke berichten.
Bij het registreren van afspraakinformatie en opstellen van documenten is ook nog een hoop winst te behalen. Waar field service bedrijven dit tegenwoordig nog geregeld doen met papieren werkbonnen en Excel-lijsten, kan dat echt een stuk efficiënter.
Hoe klinkt bijvoorbeeld dit scenario: buitendienstmedewerker Marco begint aan zijn werkdag en opent de buitendienst app op zijn smartphone. Daar ziet Marco dat zijn eerste afspraak in Utrecht is. Op locatie aangekomen opent hij weer de app om te kijken welke werkzaamheden er moeten worden uitgevoerd. Hij pakt zijn juiste gereedschap voor de klus en drukt op de voordeurbel. Na een vriendelijke begroeting loopt Marco naar de laadpaal voor het uitvoeren van het onderhoud. In de app opent hij de checklist die aan de afspraak is gekoppeld. Hij doorloopt de checklist en voegt het gevraagde beeldmateriaal toe. Daarna vraagt hij de klant om een handtekening voor bewijs van uitvoering.
Dit klonk waarschijnlijk al als muziek in je oren. Maar dan nu het mooiste van alles: de informatie uit de checklist wordt vervolgens automatisch verwerkt in een opleverrapport, werkbon of ander document en via de mail naar je klant verstuurd. Als dat geen optimalisatie is. 😉
Meer weten over registeren en rapporteren in Bessy? Dat kan hier.
Het is inmiddels geen geheim meer dat field service platform Bessy je werkprocessen kan optimaliseren. Zowel op het gebied van planning, als klantcontact en rapportages kan Bessy je helpen met het terug winnen van tijd en werkplezier.
Ben je benieuwd hoe Bessy voor jou kan werken? Plan dan een gratis adviesgesprek met ons team. Tijdens dit adviesgesprek bespreken we wat jullie wensen zijn en laten we zien hoe Bessy jullie kan helpen om deze wensen te realiseren. Uiteraard geheel vrijblijvend. Hopelijk spreken we je binnenkort!
📚 Tijd en kosten besparen met een automatische afspraken planner voor je buitendienst
📚 Service planning: zo maak je een optimale planning voor je buitendienst
📚 Efficient werken met een online planning systeem voor de buitendienst
